AREA SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)

Analisis beban kerja SDM

Perencanaan Kebutuhan Pegawai sesuai dengan Kebutuhan Organisasi

Kebutuhan pegawai adalah suatu hal yang disusun oleh masing-masing unit kerja. Proses ini didasarkan pada peta jabatan yang telah dikeluarkan oleh ITB dan hasil analisis beban kerja untuk tiap jabatan. Ini adalah sebuah proses yang penting, karena memastikan bahwa setiap posisi pekerjaan yang ada di organisasi memiliki orang yang tepat untuk melaksanakannya. FITB, sebagai salah satu bagian dari ITB, mengikuti panduan yang sama dalam menentukan kebutuhan pegawai. Mereka menggunakan peta jabatan dan beban kerja jabatan yang ditetapkan oleh ITB sebagai acuan dalam proses ini. Dengan cara ini, mereka dapat memastikan bahwa setiap posisi di unit kerja mereka ditempati oleh orang yang memiliki kualifikasi dan keterampilan yang tepat.

Penempatan pegawai, yang merupakan hasil dari proses rekrutmen murni, sangat bergantung pada kebutuhan pegawai per jabatan yang telah disusun dengan cermat dan rinci. Dalam penentuan ini, Fakultas Ilmu dan Teknologi Bandung (FITB) telah mengikuti panduan dan Prosedur Operasional Standar (POS) yang telah disusun dan ditetapkan di tingkat Institut Teknologi Bandung (ITB). Ini adalah bagian penting dari proses penempatan yang membantu untuk memastikan bahwa setiap pegawai baru ditempatkan dalam posisi yang paling sesuai dengan keahlian dan kemampuan mereka.

FITB telah melakukan proses monitoring dan evaluasi yang ketat dan komprehensif, sesuai dengan panduan dan standar yang telah ditetapkan oleh ITB. Upaya ini dilakukan untuk memastikan bahwa semua proses berjalan dengan baik dan efektif. Penempatan pegawai hasil rekrutmen yang baru, yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan jabatan dalam organisasi, telah memberikan dampak positif dan perbaikan signifikan terhadap kinerja unit kerja. Ini membuktikan bahwa proses rekrutmen dan penempatan yang tepat dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja.

Pola Mutasi Internal

Dalam rangka mempercepat dan memaksimalkan pengembangan karier pegawai, Institut Teknologi Bandung (ITB) telah menerapkan kebijakan mutasi dan rotasi antar jabatan. Kebijakan ini dirancang untuk memberikan kesempatan kepada pegawai untuk mengembangkan keterampilan dan kemampuan mereka dalam berbagai bidang dan posisi. Fakultas Ilmu dan Teknologi Bandung (FITB), sebagai bagian dari ITB, juga telah mengadopsi strategi yang sama. Mutasi pegawai antar jabatan bukan hanya merupakan salah satu bentuk dari pengembangan karier pegawai, tetapi juga merupakan bagian penting dari strategi manajemen sumber daya manusia yang efektif. Melalui proses ini, pegawai mendapatkan kesempatan untuk mempelajari berbagai aspek dari organisasi dan meningkatkan pemahaman mereka tentang operasi dan struktur keseluruhan.

Dalam proses pelaksanaan mutasi pegawai dari satu jabatan ke jabatan lain, Fakultas Ilmu dan Teknologi Bandung (FITB) telah melaksanakan tahapan-tahapan penting yang menekankan pada penghargaan terhadap kompetensi jabatan yang dimiliki oleh pegawai. Fakultas ini telah mengikuti pola mutasi yang telah ditetapkan oleh Institut Teknologi Bandung (ITB), yang dikenal luas dengan standar dan kualitas tinggi. Selain itu, berbagai organisasi dan unit kerja di dalam FITB juga turut memberikan pertimbangan mereka dalam proses ini, untuk memastikan bahwa mutasi tersebut dilakukan dengan mempertimbangkan semua aspek yang relevan dan penting, termasuk potensi dan kemampuan pegawai serta kebutuhan organisasi.

Fakultas Ilmu dan Teknologi Bandung (FITB) dan Direktorat Kepegawaian Institut Teknologi Bandung (ITB) telah melakukan proses monitoring dan evaluasi secara intensif terhadap kegiatan mutasi yang berlangsung. Tujuan utama dari proses ini adalah untuk mencapai perbaikan kinerja yang signifikan. Melalui monitoring dan evaluasi ini, FITB dan Direktorat Kepegawaian ITB berusaha memastikan bahwa semua proses mutasi berjalan dengan lancar dan efektif, sekaligus menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif dan kondusif.

Pengembangan Pegawai Berbasis Kompetensi

FITB, dalam kolaborasi yang erat dengan Direktorat Kepegawaian dan Pusat Sumber Daya Manusia ITB, telah melakukan suatu proses yang mendalam dan komprehensif, yaitu Analisis Kebutuhan Pelatihan. Tujuan utama dari analisis ini adalah untuk memastikan pengembangan kompetensi yang tepat dan efektif bagi seluruh anggota staf. Untuk mencapai tujuan ini, FITB telah bermitra dengan berbagai vendor terkait, seperti biro psikologi yang sangat terpercaya dan biro pengembangan SDM yang sangat diakui. Semua pihak yang terlibat dalam proses ini telah bekerja keras untuk memastikan bahwa mereka memenuhi semua panduan dan standar tinggi yang diterbitkan oleh ITB, yang dikenal luas karena komitmen dan dedikasinya terhadap kualitas dan keunggulan.

Dalam proses penyusunan rencana pengembangan kompetensi pegawai, Fakultas Ilmu dan Teknologi Bandung (FITB) telah mempertimbangkan sejumlah faktor penting yang berhubungan dengan kinerja pegawai. Salah satunya adalah hasil pengelolaan kinerja pegawai yang telah diatur dan diimplementasikan di tingkat Institut Teknologi Bandung (ITB) secara umum.

Regulasi ini dapat diakses melalui aplikasi HRIS ITB di https://hris.itb.ac.id. Aplikasi ini memungkinkan kita untuk melacak dan memantau kinerja pegawai secara real-time, memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan tersedia untuk membuat keputusan yang tepat dalam pengembangan kompetensi pegawai.

Dengan mempertimbangkan hasil pengelolaan kinerja pegawai seperti ini, kita dapat memastikan bahwa semua rencana pengembangan kompetensi pegawai yang kita susun benar-benar mempertimbangkan kinerja pegawai. Ini berarti bahwa setiap keputusan yang dibuat berdasarkan pada data dan analisis yang akurat, memastikan bahwa kita dapat mencapai tujuan pengembangan kompetensi pegawai dengan efektif dan efisien.

Tingkat kesenjangan kompetensi pegawai saat ini dibandingkan dengan standar kompetensi yang telah ditetapkan untuk setiap jabatan mengungkapkan sebuah area yang membutuhkan peningkatan. a. Apabila persentase kesenjangan kompetensi pegawai dengan standar kompetensi yang telah ditetapkan kurang dari <25% (sebagaimana dapat dilihat melalui aplikasi https://hris.itb.ac.id), maka ini menunjukkan bahwa ada ruang peningkatan yang bisa dilakukan. Rubrik untuk menyusun standar kompetensi telah disusun di tingkat ITB dengan tujuan untuk memastikan bahwa kesenjangan kompetensi dapat dijaga agar tetap kurang dari 25%.

Para pegawai di FITB telah diberikan kesempatan dan hak untuk mengambil bagian dalam pelatihan dan pengembangan kompetensi lainnya, sesuai dengan panduan dari ITB. Kesempatan ini penting karena membantu mereka dalam meningkatkan keterampilan dan pengetahuan yang mereka miliki. Kesempatan ini dapat diakses oleh seluruh pegawai di Unit Kerja melalui aplikasi https://hris.itb.ac.id.

Namun, ada masalah yang muncul dalam hal ini. Masalahnya adalah menemukan waktu yang tepat untuk mengikuti pelatihan ini. Beban kerja para pegawai, khususnya tendik, biasanya cukup besar. Ini berarti bahwa mereka memiliki banyak tanggung jawab dan tugas yang perlu mereka selesaikan. Oleh karena itu, bisa menjadi tantangan bagi mereka untuk menemukan waktu luang yang cukup untuk mengikuti pelatihan. Mereka perlu meninggalkan tugas mereka sementara waktu untuk mengikuti pelatihan, dan ini bisa menjadi sulit bagi mereka.

Dalam proses peningkatan dan pengembangan kompetensi pegawai, Fakultas Ilmu dan Teknologi Bandung (FITB) telah melakukan berbagai upaya yang signifikan. Upaya-upaya tersebut meliputi pengikutsertaan pegawai pada berbagai lembaga pelatihan yang relevan, pelaksanaan in-house training yang dirancang untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan spesifik, serta program-program coaching dan mentoring yang dirancang untuk mendukung pertumbuhan profesional pegawai.

Selain itu, FITB juga bekerja sama dengan unit Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia ITB (PPSDM) dan beberapa pihak eksternal dalam rangka memperluas dan memperdalam kompetensi pegawai. Kerjasama ini menjadikan sumber daya manusia di FITB memiliki pengetahuan dan keterampilan yang up-to-date dan relevan dengan perkembangan terkini.

Seluruh kegiatan pengembangan kompetensi yang telah dilakukan telah mengikuti dan mematuhi panduan yang telah ditetapkan oleh ITB. Selain itu, jika unit kerja melakukan upaya pengembangan kompetensi kepada seluruh pegawai, hal ini juga dapat dilakukan melalui aplikasi online yang tersedia di https://hris.itb.ac.id. Aplikasi ini memudahkan proses pengembangan kompetensi menjadi lebih terstruktur dan terorganisir.

FITB telah secara rutin dan sistematis melakukan monitoring dan evaluasi setiap semester terhadap hasil-hasil yang telah dicapai dalam pengembangan kompetensi. Tujuan utama dari ini adalah untuk mencapai perbaikan kinerja yang signifikan, sesuai dengan panduan dan standar yang telah ditetapkan oleh ITB. a. Untuk memastikan bahwa proses ini berjalan dengan efektif dan efisien, monitoring dan evaluasi terhadap hasil pengembangan kompetensi dan perbaikan kinerja telah dilakukan secara berkala dan disiplin melalui aplikasi online yang dapat diakses melalui https://hris.itb.ac.id. Aplikasi ini memungkinkan proses monitoring dan evaluasi menjadi lebih mudah dan dapat dilakukan secara real-time.

Pengukuran kinerja individual telah diarahkan pada hasil atau ‘outcome’ yang sesuai dengan tingkatannya. Ini berarti bahwa setiap individu dinilai berdasarkan hasil yang mereka capai, yang berkaitan langsung dengan tingkat tanggung jawab dan peran mereka dalam organisasi. Oleh karena itu, semua pengukuran kinerja individual telah dikembangkan dengan fokus pada pencapaian hasil yang sesuai dengan tingkatannya.

Hasil assement telah dijadikan pertimbangan penting dalam proses pengambilan keputusan untuk mutasi dan pengembangan karir pegawai. Hal ini dikarenakan assessment memberikan gambaran yang jelas dan objektif tentang kemampuan dan kompetensi yang dimiliki oleh setiap pegawai.

Seluruh hasil assessment dijadikan dasar dalam proses mutasi internal. Mutasi ini dilakukan dengan tujuan untuk membantu pegawai mencapai potensi maksimal mereka dalam posisi yang paling sesuai dengan kemampuan dan kompetensi mereka.

Selain itu, hasil assessment juga digunakan sebagai dasar dalam pengembangan kompetensi pegawai. Dengan demikian, program pelatihan dan pengembangan dapat ditargetkan secara efektif untuk meningkatkan kompetensi pegawai sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Penurunan jumlah pelanggaran disiplin yang dilakukan oleh pegawai adalah hal yang sangat penting untuk dicatat. Persentase penurunan pelanggaran disiplin pegawai ini dapat diperoleh dengan melakukan serangkaian perhitungan matematis. Pertama, kita harus mencari tahu berapa jumlah total pelanggaran yang terjadi pada tahun sebelumnya. Kemudian, kita kurangi jumlah tersebut dengan total pelanggaran yang terjadi pada tahun ini. Hasil perhitungan tersebut kemudian kita bagi dengan jumlah total pelanggaran pada tahun sebelumnya. Dengan cara ini, kita dapat memperoleh persentase penurunan pelanggaran disiplin pegawai dari tahun sebelumnya ke tahun ini.

Penetapan Kinerja Individu

Institut Teknologi Bandung (ITB) telah menegaskan pentingnya kinerja individu dalam mendorong kinerja organisasi secara keseluruhan. Untuk mencapai ini, ITB telah menetapkan kinerja individu yang terkait dengan perjanjian kinerja organisasi melalui platform mereka di https://hris.itb.ac.id. Fakultas Ilmu dan Teknologi Bandung (FITB) telah mengikuti panduan dan regulasi yang ditetapkan oleh ITB ini dengan penuh komitmen dan dedikasi. Penetapan kinerja individu ini bukanlah suatu hal yang terisolasi, melainkan sejalan dengan kinerja organisasi secara keseluruhan dan perjanjian kinerja yang selaras dengan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP). Ini menampilkan bagaimana setiap individu berkontribusi terhadap tujuan organisasi dan bagaimana Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) digunakan untuk memastikan bahwa semua pegawai bekerja menuju tujuan yang sama.

Institut Teknologi Bandung (ITB) telah berhasil menerbitkan suatu ukuran kinerja individu yang dilakukan sesuai dengan indikator kinerja individu level di atasnya. Ini merupakan langkah penting dalam memastikan bahwa semua individu dalam organisasi bekerja sesuai dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Selain itu, ITB juga telah merancang dan membuat sebuah matriks serta model logika yang secara jelas dan terperinci menggambarkan keterkaitan dan hubungan antara berbagai level dan indikator kinerja tersebut. Fakultas Ilmu dan Teknologi Bandung (FITB) telah patuh dan mengikuti regulasi tersebut, yang menunjukkan komitmen FITB dalam mencapai standar kinerja yang tinggi.

Pengukuran kinerja individu merupakan proses penting yang dilakukan secara periodik, yaitu per semester. Institut Teknologi Bandung (ITB) telah mengembangkan panduan khusus dan (POS) pendukungnya untuk memastikan proses ini berjalan dengan baik dan efektif. Dengan pengukuran kinerja individu yang dijalankan setiap enam bulan, kita dapat melihat perkembangan dan kemajuan setiap individu dalam jangka waktu tersebut. Fakultas Ilmu dan Teknologi Kebumian (FITB) juga telah mengikuti proses ini dengan konsisten, menunjukkan komitmen serius dalam mencapai standar kinerja yang tinggi.

Hasil penilaian kinerja individu telah menjadi dasar yang sangat penting untuk pemberian reward atau penghargaan setiap triwulan. Kebijakan ini berlaku jika hasil penilaian kinerja individu digunakan sebagai landasan utama untuk pemberian reward, seperti memberikan kesempatan untuk pengembangan karir individu atau penghargaan atas prestasi yang telah dicapai. Institut Teknologi Bandung (ITB) telah menerapkan kebijakan ini secara terpusat, yang berarti bahwa kebijakan ini berlaku di seluruh institusi. Fakultas Ilmu dan Teknologi Bandung (FITB) juga telah mengikuti langkah ini dan menerapkan kebijakan tersebut.

Penegakan Aturan Disiplin/Kode Etik/Kode Perilaku Pegawai

Institut Teknologi Bandung (ITB) telah mengimplementasikan serangkaian aturan disiplin, kode etik, dan kode perilaku yang ditujukan untuk memastikan bahwa semua anggota komunitasnya mematuhi standar tertinggi dari perilaku dan etika profesional. Kebijakan ini telah disetujui oleh Senat ITB, badan tertinggi dalam organisasi yang bertanggung jawab atas pembuatan kebijakan. Dalam rangka memastikan bahwa semua unit kerja mematuhi aturan dan regulasi yang ditetapkan, mereka diharapkan untuk menerapkan semua aturan tersebut dalam operasi sehari-hari mereka. Selain itu, jika unit kerja membuat inovasi terkait, mereka juga diharapkan untuk menjelaskan dan merinci bagaimana perubahan tersebut sejalan dengan peraturan disiplin, kode etik, dan kode perilaku pegawai yang ada. Semua detail ini telah dijelaskan dengan jelas dalam Peraturan Rektor, dokumen yang berfungsi sebagai panduan resmi untuk semua anggota komunitas ITB.

Sisfo kepegawaian

Informasi kepegawaian untuk Fakultas Ilmu dan Teknologi Bandung (FITB) serta unit kerja lainnya di Institut Teknologi Bandung (ITB) diperbaharui secara berkala dan dapat diakses melalui laman https://hris.itb.ac.id. Data ini merupakan sumber yang penting untuk setiap pegawai dan selalu diperbarui setiap kali ada perubahan pada data individu pegawai. Dengan sistem ini, informasi yang ada selalu up-to-date dan akurat. Semua proses pembaruan dan pengelolaan informasi ini berjalan sesuai dengan panduan dan protokol yang telah ditetapkan oleh pihak ITB untuk memastikan konsistensi dan keamanan data.

Analisis Beban Kerja Dosen

Dosen memiliki peran penting dalam tridarma perguruan tinggi, yang mencakup pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Di samping itu, ada pula penugasan khusus yang dapat diberikan kepada dosen.

1. Pendidikan dan Pengajaran: Beban kerja dosen untuk pendidikan dan pengajaran mencakup perencanaan dan pelaksanaan pembelajaran, evaluasi pembelajaran, dan bimbingan akademik kepada mahasiswa.
2. Penelitian: Dosen juga bertanggung jawab untuk melakukan penelitian. Ini mencakup perencanaan penelitian, pengumpulan data, analisis data, hingga penulisan dan publikasi hasil penelitian.
3. Pengabdian kepada Masyarakat: Dosen juga diharapkan untuk berkontribusi pada masyarakat. Beban kerja ini bisa berupa pelaksanaan program pengabdian kepada masyarakat, konsultasi, atau penyuluhan.
4. Penugasan Khusus: Terkadang, dosen juga diberikan penugasan khusus, seperti menjadi anggota panitia dalam suatu kegiatan, atau menjadi pengurus dalam organisasi profesi.

Analisis Beban Kerja Tenaga Kependidikan (Tendik)

Tenaga kependidikan memiliki peran penting dalam mendukung kegiatan belajar mengajar di perguruan tinggi. Beban kerja tendik dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu kegiatan rutin dan kegiatan tidak rutin.

1. Kegiatan Rutin: Beban kerja ini mencakup kegiatan sehari-hari yang harus dilakukan oleh tendik, seperti administrasi akademik, pengelolaan perpustakaan, pengelolaan laboratorium, dan lainnya.
2. Kegiatan Tidak Rutin: Beban kerja ini mencakup kegiatan yang tidak dilakukan secara rutin, seperti penyelenggaraan seminar, konferensi, lokakarya, dan kegiatan lain yang melibatkan banyak pihak. Meskipun tidak dilakukan secara rutin, kegiatan ini memerlukan perencanaan dan koordinasi yang baik, dan dapat menambah beban kerja tendik.

Berikut ini adalah ringkasan analisis tren (trend analysis) keahlian dan keterampilan SDM ITB yang dilaksanakan oleh PSDM ITB:

1. Peningkatan Keterampilan Teknologi: Pelatihan seperti ‘Microsoft Team For Education-Kerja Sama Dengan Microsoft Indonesia’, ‘Literasi Teknologi Informasi’, dan ‘Bimtek Pemanfaatan Sosial Media Untuk Tugas Profesional’ menunjukkan fokus pada peningkatan keterampilan teknologi. Ini menunjukkan pentingnya literasi digital dan pemanfaatan teknologi dalam lingkungan kerja saat ini.
2. Pengembangan Keterampilan Komunikasi Bisnis dalam Bahasa Inggris: Pelatihan seperti ‘English for Business Communication’, ‘English for Business Correspondence’, ‘Writing for a Journal Article’ dan ‘English Language Proficiency Test Preparation’ menunjukkan pentingnya kemampuan berkomunikasi dengan baik dalam bahasa Inggris dalam konteks bisnis dan akademik.
3. Peningkatan Keterampilan Manajerial dan Kepemimpinan: Pelatihan seperti ‘Diklat Pimpinan ITB’, ‘Digital Leadership-Kerja Sama Dengan United in Diversity’ dan ‘Problem Solving and Critical Thinking’ menunjukkan kebutuhan untuk keterampilan kepemimpinan dan manajerial yang kuat.
4. Pemahaman Finansial dan Pengadaan: ‘Sertifikasi Pengadaan Barang dan Jasa’, ‘Bimtek Keuangan’, dan ‘Financial Literacy’ menunjukkan pentingnya pemahaman tentang manajemen finansial dan proses pengadaan.

Berikut ini adalah analisis peta jabatan untuk pengelolaan Fakultas dalam Institut Teknologi Bandung:

1. Dekan: Posisi ini bertanggung jawab atas pengelolaan dan operasional keseluruhan Fakultas. Dekan bertugas sebagai pemimpin utama dan perwakilan fakultas.
2. Wakil Dekan: Terbagi menjadi dua posisi, yakni Wakil Dekan Bidang Akademik dan Wakil Dekan Bidang Sumber Daya. Wakil Dekan Bidang Akademik bertanggung jawab atas pengelolaan dan pelaksanaan kegiatan akademik di fakultas, sementara Wakil Dekan Bidang Sumber Daya bertanggung jawab atas pengelolaan sumber daya dan aset fakultas.
3. Senat Fakultas: Senat Fakultas bertugas sebagai badan yang memberikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan fakultas terkait kebijakan akademik dan non-akademik.
4. Tata Usaha dan Administrasi: Terdiri dari posisi Kepala Bagian dan beberapa Kepala Sub Bagian (Akademik, Kemahasiswaan, dan Kerja Sama; Kepegawaian; Keuangan dan Anggaran; Sarana Prasarana dan Sistem Informasi) yang bertugas mengelola operasional sehari-hari dan administrasi fakultas.
5. Program Studi: Dipimpin oleh beberapa Ketua Program Studi baik pada tingkat Sarjana maupun Pascasarjana. Mereka bertanggung jawab atas pengelolaan dan pelaksanaan program studi masing-masing.
6. Kelompok Keahlian: Dipimpin oleh Ketua Kelompok Keahlian, yang bertugas mengelola dan mengkoordinir kegiatan penelitian dan pengajaran dalam bidang keahlian tertentu.