AREA PENATALAKSANAAN (ZI/WBK/WBBM)
Peta Proses Bisnis dan POS
Peta Proses Bisnis dan Proses Operasional Standar (POS)/Standar Operasional Prosedur (SOP) telah disusun secara komprehensif di tingkat Institut Teknologi Bandung (ITB). Sebagai bagian integral dari ITB, pengelola Fakultas Ilmu dan Teknologi Kebumian (FITB) mengikuti dan menerapkan POS dan SOP yang telah dibuat dan disahkan oleh ITB. Dalam konteks ini, FITB berkomitmen untuk melaksanakan dan mematuhi standar yang telah ditetapkan untuk memastikan efisiensi dan efektivitas proses bisnis.
FITB tidak menambahkan inovasi lagi dalam POS yang telah dibuat di tingkat ITB. FITB hanya menambahkan dan memastikan contact person dalam tiap node POS agar proses dapat berjalan dengan baik.
FITB, dalam upayanya untuk memastikan efisiensi dan efektivitas, tidak menambahkan inovasi baru dalam POS yang telah dibuat di tingkat ITB. Sebaliknya, mereka memilih untuk memperkuat struktur yang ada dengan menambahkan dan memastikan ada contact person dalam setiap node POS. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa proses dapat berjalan dengan baik dan hal ini dilakukan dengan memastikan bahwa setiap node memiliki individu yang bertanggung jawab. Dengan cara ini, FITB berusaha untuk memastikan bahwa setiap aspek dari POS diurus dengan baik dan dapat berfungsi dengan optimal.
Program Studi Institut Teknologi Bandung (POS ITB) dievaluasi di tingkat Rapat Koordinasi Pimpinan Fakultas Ilmu dan Teknologi Bumi (FITB) yang melibatkan Ketua Program Studi dan Ketua Kelompok Keilmuan. Hasil evaluasi tersebut kemudian akan disampaikan dan dibahas dalam forum Rapat Pimpinan ITB yang lebih luas untuk mendapatkan masukan dan perspektif yang lebih beragam.
Telah disusun peta proses bisnis dengan adanya penyederhanaan jabatan
Jabatan telah disusun dengan hati-hati berdasarkan tupoksi dan struktur organisasi dari lembaga tersebut. Ini dilakukan dengan mempertimbangkan berbagai aspek, termasuk tugas dan tanggung jawab jabatan, serta bagaimana jabatan tersebut berkontribusi terhadap tujuan organisasi secara keseluruhan. Selanjutnya, sejak tahap perencanaan, fokus telah diberikan pada efektivitas dan efisiensi. Ini berarti bahwa setiap keputusan yang dibuat, setiap proses yang diterapkan, dan setiap tindakan yang diambil, semuanya berorientasi pada pencapaian hasil yang maksimal dengan penggunaan sumber daya yang minimal. Oleh karena itu, meskipun peta proses bisnis dapat memberikan gambaran umum tentang bagaimana proses-proses dalam organisasi berjalan, itu tidak mempengaruhi penyederhanaan jabatan.
Implementasi SPBE telah terintegrasi dan mampu mendorong pelaksanaan pelayanan publik yang lebih cepat dan efisien
Implementasi SPBE telah terintegrasi dan mampu mendorong pelaksanaan pelayanan publik yang lebih cepat dan efisien
Penerapan Sistem Pengelolaan Barang Elektronik (SPBE) telah berhasil diintegrasikan dengan sukses, terutama dalam layanan pendidikan dan laboratorium, yang merupakan bisnis utama dan fokus dari Institut Teknologi Bandung (ITB). Tujuan utama dari integrasi ini adalah untuk mendorong peningkatan kecepatan dan efisiensi dalam pelaksanaan layanan publik, dalam upaya untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dengan lebih baik dan lebih cepat. Kami menyadari sepenuhnya pentingnya peningkatan dan penambahan layanan yang terintegrasi, terutama layanan yang ditujukan untuk pengabdian kepada masyarakat, sebagai bagian dari misi kami untuk melayani dan memberikan kontribusi pada masyarakat. Dalam konteks ini, kami akan terus berupaya dan bekerja keras untuk meningkatkan dan memperluas cakupan layanan kami, dengan tujuan untuk selalu memberikan layanan terbaik kepada masyarakat. Meskipun saat ini belum dilakukan survey kepuasan layanan publik, kami di Fakultas Ilmu Terapan dan Bisnis (FITB) juga belum mendapatkan keluhan dari layanan publik. Ini adalah fakta yang mendorong kami untuk terus berusaha meningkatkan dan memperbaiki layanan kami, dalam upaya untuk memastikan bahwa kami selalu memenuhi harapan dan kebutuhan masyarakat.
Sejak awal era ITB PTNBH pada awal abad ke-21, ITB telah secara proaktif merancang dan mengimplementasikan Sistem Pengelolaan Bisnis Elektronik (SPBE). Sistem inovatif ini mencakup berbagai aspek penting seperti Sistem Informasi Akademik, Keuangan, dan Pengadaan Barang dan Jasa. Seluruh sistem ini dirancang dengan tujuan utama untuk mendorong pelaksanaan pelayanan internal organisasi agar dapat berjalan dengan lebih cepat dan efisien. Sejak itu, ITB tidak pernah berhenti berusaha keras untuk terus meningkatkan tingkat integrasi dan keandalan sistem ini.
Tujuan utama dari upaya ini adalah untuk mendukung organisasi dalam mencapai efisiensi dan efektivitas maksimal dalam semua proses bisnisnya. Dengan demikian, organisasi dapat memberikan pelayanan yang lebih baik dan lebih cepat kepada semua stakeholder. Dengan kata lain, melalui implementasi dan peningkatan terus-menerus ini, ITB berkomitmen untuk mencapai kepuasan maksimal dari semua pihak yang terlibat dalam proses ini, dengan harapan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik dan lebih cepat kepada semua stakeholder.
Pengukuran kinerja organisasi secara elektronik
Pengukuran kinerja organisasi merupakan proses yang sangat penting dan dihasilkan dari catatan kinerja yang ada di berbagai aplikasi seperti sistem HRIS yang mengelola sumber daya manusia, SISPRAN yang berfokus pada perencanaan, dan ORACLE FUSION yang berfungsi untuk mengelola keuangan. Semua aplikasi ini memainkan peran vital dalam penilaian kinerja keseluruhan organisasi. Setelah proses pengukuran kinerja selesai, hasilnya kemudian dibahas dalam Rapat Koordinasi FITB. Tujuan dari rapat ini adalah untuk mengevaluasi hasil pengukuran kinerja dan mencari solusi terhadap masalah yang mungkin muncul. Solusi tersebut bisa berupa peningkatan sistem elektronik, perubahan dalam sistem, atau bahkan penyelesaian secara manual, tergantung pada situasi dan kebutuhannya.
FITB, Fakultas Ilmu dan Teknologi Kebumian, hanya melaksanakan operasionalisasi manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) berdasarkan arahan dan panduan operasionalisasi yang diberikan oleh aplikasi HRIS ITB. HRIS ITB adalah aplikasi yang digunakan untuk mengelola sumber daya manusia di ITB, dan FITB memastikan bahwa semua operasional dan manajemen SDM mereka sepenuhnya sesuai dengan panduan dan arahan yang diberikan oleh aplikasi ini.
Anggota FITB atau Fakultas Ilmu dan Teknologi Kebumian dari Institut Teknologi Bandung memberikan pelayanan publik yang sangat penting. Pelayanan ini diberikan melalui penggunaan sistem yang telah dirancang dan dikembangkan oleh tim ITB sendiri. Sistem ini telah diuji dan diterapkan dengan sukses, membuktikan komitmen ITB dalam memberikan solusi berbasis teknologi untuk memenuhi kebutuhan publik.
Mengacu pada jawaban di poin a, proses pengukuran kinerja organisasi sangat penting dan hasilnya berasal dari catatan kinerja di berbagai aplikasi seperti sistem HRIS untuk manajemen sumber daya manusia, SISPRAN untuk perencanaan, dan ORACLE FUSION untuk manajemen keuangan. Semua aplikasi ini memiliki peran krusial dalam evaluasi kinerja organisasi secara menyeluruh. Setelah proses pengukuran kinerja selesai, hasilnya kemudian dibahas dalam Rapat Koordinasi FITB. Tujuan rapat ini adalah untuk mengevaluasi hasil pengukuran kinerja dan mencari solusi untuk masalah yang mungkin muncul. Solusi tersebut bisa berupa peningkatan sistem elektronik, perubahan dalam sistem, atau penyelesaian secara manual, tergantung pada situasi dan kebutuhannya.
Transformasi digital
Transformasi digital dalam administrasi pemerintahan telah memberikan manfaat optimal bagi unit kerja. Ini berarti bahwa semua kriteria yang telah ditentukan sebelumnya telah terpenuhi dengan berhasil. Dampak dari transformasi ini, baik yang positif maupun negatif, telah divalidasi dan dievaluasi secara menyeluruh. Langkah-langkah korektif dan peningkatan telah diidentifikasi dan ditindaklanjuti secara berkelanjutan. Informasi ini disampaikan dan dibahas secara teratur pada rapat pimpinan Fakultas Ilmu dan Teknologi Bandung (rapim FITB). Selanjutnya, temuan dan keputusan dari rapim FITB ini kemudian disampaikan ke forum yang lebih besar, yaitu rapat pimpinan Institut Teknologi Bandung (rapim ITB). Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa semua pihak terkait terinformasi dan terlibat dalam proses transformasi digital ini.
Transformasi digital pada bidang administrasi pemerintahan telah menghasilkan manfaat yang signifikan bagi unit kerja. Manfaat ini meliputi peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam proses kerja, peningkatan kualitas layanan internal kepada civitas akademia, serta peningkatan transparansi dan akuntabilitas. Kemajuan ini, yang mencakup seluruh spektrum dari perencanaan, implementasi, hingga evaluasi, telah membawa nilai tambah yang nyata bagi unit kerja. Dalam perjalanannya, transformasi digital ini telah melewati serangkaian validasi dan evaluasi yang komprehensif untuk memastikan bahwa manfaat dan dampak yang dihasilkan sesuai dengan tujuan dan ekspektasi. Proses evaluasi ini mencakup analisis kinerja sistem, penilaian kepuasan pengguna, dan peninjauan terhadap dampak yang dihasilkan. Selain itu, hasil dari evaluasi ini bukan hanya sekadar menjadi bahan refleksi, tapi juga menjadi titik tolak untuk peningkatan dan penyesuaian yang berkelanjutan. Melalui upaya ini, transformasi digital dalam administrasi pemerintahan tidak hanya menjadi sebuah inisiatif, tetapi menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari sistem kerja dan budaya organisasi. Seluruh kelebihan dan kekurangan transformasi digital dibahas di rapim FITB secara rutin, yang kemudian dilaporkan di forum rapim ITB.
Transformasi digital di bidang pelayanan publik telah berhasil memberikan manfaat yang optimal bagi unit kerja. Ini bukanlah suatu pernyataan yang dibuat tanpa dasar, namun berdasarkan kriteria yang telah tercapai. Dampak dari transformasi digital ini bagi unit kerja, khususnya dalam konteks pelayanan publik, telah dievaluasi dan divalidasi secara hati-hati dan sistematis. Bukan hanya itu, berdasarkan hasil evaluasi tersebut, peningkatan dan perbaikan terus-menerus dilakukan untuk memastikan bahwa transformasi digital ini tetap relevan dan efektif. Dengan demikian, bisa dikatakan bahwa transformasi digital telah membawa dampak yang signifikan dan nyata dalam peningkatan kualitas dan efisiensi pelayanan publik. Transformasi ini telah membantu dalam memaksimalkan manfaat dari teknologi digital untuk memperbaiki dan mempercepat proses pelayanan publik.
