AREA PENGUATAN PENGAWASAN

Pengendalian gratifikasi

Kami telah melakukan kampanye publik mengenai pengendalian gratifikasi di tingkat ITB, yang melibatkan beberapa entitas penting seperti SPM dan SPI, serta melalui Studium Generale (diantaranya dengan mengundang narsum dari KPK). Tujuan dari kampanye ini adalah untuk mengedukasi dan meningkatkan kesadaran tentang pentingnya pengendalian gratifikasi. Kampanye ini tidak hanya dilakukan sekali saja, tetapi secara berkala. Dengan melakukan kampanye secara berkala, kami berharap pesan dan tujuan kami dapat dengan jelas disampaikan dan dipahami oleh sebanyak mungkin orang, sehingga dapat menciptakan perubahan positif di lingkungan ITB.

Pengendalian gratifikasi telah diimplementasikan di tingkat Institut Teknologi Bandung (ITB) berdasarkan laporan whistle blower di kanal pelaporan SPI https://spi.itb.ac.id/pelaporan-gratifikasi/. Ini adalah sebuah langkah penting dalam memastikan integritas dan transparansi dalam semua aktivitas institusi. Melalui pembentukan Unit Pengendalian Gratifikasi, pengendalian gratifikasi sekarang telah menjadi bagian integral dari prosedur dan kebijakan standar institusi. Ini menunjukkan komitmen ITB terhadap praktik yang etis dan bertanggung jawab, serta upaya berkelanjutan untuk memerangi korupsi dan penyalahgunaan kekuasaan. FITB dalam hal ini telah mempromosikan praktik-praktik pelaporan dan pengawasan gratifikasi ini kepada warga fakultas melalui Kaprodi dan Ketua KK.

SPI

Sebuah lingkungan pengendalian gratifikasi telah berhasil dibangun secara terpusat di Institut Teknologi Bandung. Unit kerja telah dengan cermat dan khusus menciptakan seluruh lingkungan pengendalian, memastikan bahwa ini sesuai dengan standar dan pedoman yang ditetapkan oleh organisasi. Mereka juga telah berinisiatif dalam menciptakan inovasi dalam lingkungan pengendalian tersebut, membuat penyesuaian yang mencerminkan karakteristik unik dari unit kerja tersebut. Informasi lebih lanjut tentang proses pengendalian gratifikasi ini dapat ditemukan di situs web SPI, yang dapat diakses melalui link berikut: https://spi.itb.ac.id/tentang-gratifikasi-dan-pelaporannya/.

Telah dilakukan penilaian risiko yang mendalam dan menyeluruh atas pelaksanaan kebijakan pengendalian, salah satunya adalah pengendalian gratifikasi, di tingkat Institut Teknologi Bandung (ITB). Setiap unit kerja telah melaksanakan proses penilaian risiko ini atas seluruh pelaksanaan kebijakan. Penilaian ini dijalankan sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan oleh organisasi. Selain itu, mereka juga bertanggung jawab untuk menciptakan dan menerapkan inovasi terkait lingkungan pengendalian. Inovasi tersebut harus sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan spesifik dari masing-masing unit kerja, sehingga dapat memastikan bahwa setiap aspek dari kebijakan pengendalian dijalankan dengan efektif dan efisien.

FITB telah melakukan serangkaian kegiatan pengendalian yang intensif dengan tujuan utama untuk meminimalisir setiap risiko yang telah diidentifikasi sebelumnya. Langkah ini telah diambil dengan sangat hati-hati dan sistematis, dengan merujuk ke analisis risiko yang telah dibuat secara teliti dan mendalam sebelumnya. Analisis tersebut telah mempertimbangkan berbagai faktor dan potensi ancaman yang ada, baik yang langsung maupun tidak langsung, dan hasilnya telah dicatat dalam dokumen analisis risiko ITB yang menjadi acuan. Melalui implementasi pengendalian risiko ini, FITB berupaya dengan sungguh-sungguh untuk mengurangi atau bahkan meniadakan dampak negatif yang mungkin terjadi yang dapat mengganggu operasional institusi. FITB berusaha memastikan bahwa institusi dapat beroperasi dengan efektif dan efisien, serta tetap menjaga kualitas layanan kepada semua pemangku kepentingan. Salah satu contoh konkretnya adalah untuk meminimalkan peluang gratifikasi dalam hal penerimaan mahasiswa baru, ITB telah melakukan pemusatan informasi melalui website penerimaan mahasiswa baru yang lengkap dengan persyaratan pendaftaran yang jelas dan transparan, serta memberikan jalur pendaftaran secara daring (https://admission.itb.ac.id/info/), yang dapat diakses oleh siapa saja dari mana saja.

Kebijakan SPI telah diinformasikan dan dikomunikasikan secara luas kepada semua pihak yang berkepentingan. Kebijakan tersebut dirilis dalam bentuk Peraturan Rektor ITB No. 465/IT1.A/PER/2021 (https://spi.itb.ac.id/wp-content/uploads/sites/41/2021/08/rektor_465_2021_peraturan_rektor_pedoman_umum_audit_internal_satuan_pengawas_internal_institut_teknologi_bandung_signed_stamp_e-office.pdf). Cara komunikasi ini dilakukan melalui berbagai kanal, termasuk website resmi (https://spi.itb.ac.id/) dan forum rapat pimpinan (rapim) ITB. Tidak hanya itu, informasi ini juga disampaikan melalui forum rapim Fakultas Ilmu dan Teknologi Bandung (FITB). Dengan demikian, semua pihak dapat memahami dan mematuhi kebijakan yang telah ditetapkan.

Pengaduan Masyarakat

Kebijakan Pengaduan masyarakat telah diimplementasikan melalui mekanisme pelaporan yang efektif, yang dikendalikan oleh SPI (https://spi.itb.ac.id/). SPI bertanggung jawab untuk melaksanakan dan mengimplementasikan seluruh kebijakan pengaduan masyarakat, yang telah dirumuskan dan ditetapkan oleh organisasi. Selain itu, SPI juga berperan dalam menciptakan inovasi-inovasi baru terkait dengan pengaduan masyarakat. Inovasi ini diharapkan dapat menyesuaikan dengan karakteristik dan kebutuhan spesifik unit kerja. Salah satu contoh inovasi tersebut adalah yang berkaitan dengan UKT, yang merupakan bagian penting dalam kebijakan pengaduan masyarakat.

Setiap pengaduan yang masuk dari masyarakat telah diterima dengan serius dan dibahas secara komprehensif di forum yang relevan. Setiap isu, termasuk yang terkait dengan UKT, telah ditindaklanjuti dengan tindakan yang tepat. Meskipun demikian, perlu diperhatikan bahwa ITB, sebagai unit induk, juga memiliki keterbatasan-keterbatasan tertentu, karena beberapa kebijakan (termasuk UKT) ada pada tingkat kementerian. Meski demikian, ITB dengan dibantu oleh fakultas (termasuk FITB), terus berupaya untuk menjawab dan menangani setiap pengaduan dengan sebaik-baiknya.

Telah dilakukan proses yang intensif dan terperinci dalam bentuk monitoring dan evaluasi terhadap penanganan pengaduan masyarakat. Proses ini dilakukan melalui penerbitan mekanisme pengaduan masyarakat yang dikelola oleh SPI ITB, sebuah entitas yang bertanggung jawab dalam menangani masalah-masalah seperti ini. Mekanisme ini dapat diakses dan ditinjau oleh publik melalui link berikut: https://spi.itb.ac.id/wp-content/uploads/sites/41/2021/01/PELAPORAN-GRATIFIKASI-DAN-BENTURAN-KEPENTINGAN-DI-ITB.pdf. Langkah-langkah ini diambil untuk memastikan bahwa setiap pengaduan yang masuk ditangani dengan serius dan transparan.

Menurut hasil evaluasi yang dilakukan, penanganan terhadap pengaduan yang disampaikan oleh masyarakat telah ditangani secara efektif oleh unit kerja yang relevan. Tindakan ini dilakukan sesuai dengan panduan yang telah dirilis oleh Satuan Pengawas Internal (SPI). Panduan tersebut dapat diakses melalui link berikut: https://spi.itb.ac.id/wp-content/uploads/sites/41/2021/01/PELAPORAN-GRATIFIKASI-DAN-BENTURAN-KEPENTINGAN-DI-ITB.pdf. Panduan ini berfungsi sebagai acuan bagi unit kerja dalam menangani dan merespons pengaduan yang diajukan oleh masyarakat dengan tepat dan sesuai prosedur.

Benturan kepentingan

Sudah ada suatu proses identifikasi dan pemetaan benturan kepentingan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi utama pada tingkat Institut Teknologi Bandung (ITB). Fakultas Ilmu dan Teknologi Kebumian (FITB) mengacu pada dokumen tersebut sebagai panduan dalam mengidentifikasi potensi benturan kepentingan yang mungkin timbul terkait dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) lembaga. Ini menjadi cara untuk memastikan bahwa setiap kegiatan dan keputusan yang diambil selaras dengan misi dan tujuan institusi, sekaligus mencegah potensi konflik yang bisa menghambat proses tersebut.

Penanganan Benturan Kepentingan telah berhasil disosialisasikan dan diinternalisasikan ke seluruh komunitas. Ini adalah suatu proses yang penting dan perlu dilakukan dengan cara yang sistematis dan terstruktur. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa setiap individu dalam organisasi memahami apa itu Benturan Kepentingan dan bagaimana cara mengatasinya. Jika penanganan Benturan Kepentingan dapat disosialisasikan dan diinternalisasikan dengan baik ke seluruh layanan ITB, kita bisa memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang topik ini. Langkah ini telah diambil dalam forum rapim ITB dan forum rapim FITB, dua forum yang mewadahi komunikasi dan diskusi antara anggota komunitas.

Penanganan Benturan Kepentingan telah diimplementasikan. Penerapan penanganan Benturan Kepentingan ini sangat penting untuk memastikan bahwa tidak ada konflik yang dapat menghambat proses dan hasil kerja. Jika penanganan Benturan Kepentingan ini diimplementasikan ke seluruh layanan, termasuk dalam lingkup Tridarma Perguruan Tinggi, yang mencakup pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, maka dapat membantu dalam menciptakan lingkungan kerja yang lebih efektif dan efisien. Selain itu, ini juga dapat membantu dalam memastikan bahwa setiap individu dapat berkontribusi secara maksimal ke dalam pekerjaan mereka tanpa harus khawatir tentang potensi benturan kepentingan (https://spi.itb.ac.id/tata-cara-pengaduan-penyalahgunaan-wewenang-pelanggaran-oleh-pejabat-struktural-itb/).

Telah dilakukan evaluasi yang menyeluruh dan sistematis atas Penanganan Benturan Kepentingan. Penanganan ini melibatkan berbagai aspek dan variabel yang mempengaruhi kinerja dan hasil. Evaluasi ini dilakukan secara berkala oleh unit kerja yang bertanggung jawab dalam struktur organisasi, yang berada di bawah kendali khusus Kantor SPI ITB. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa benturan kepentingan ditangani dengan cara yang paling efektif dan efisien, serta meminimalkan potensi dampak negatif yang mungkin terjadi.

Hasil evaluasi atas Penanganan Benturan Kepentingan telah ditindaklanjuti dengan baik dan tepat. Ini mencakup semua aspek yang terkait dengan penanganan benturan kepentingan yang telah dievaluasi. Jika melihat lebih jauh, kita akan melihat bahwa seluruh hasil evaluasi atas Penanganan Benturan Kepentingan, tanpa terkecuali, telah ditindaklanjuti oleh unit kerja yang ada di bawah kendali SPI ITB. Ini adalah langkah yang sangat penting untuk memastikan bahwa setiap benturan kepentingan ditangani dengan cara yang paling efektif dan efisien.

Telah dilakukan mekanisme pengendalian aktivitas yang berjenjang dengan detail dan hati-hati. Proses ini dimulai dari tingkat paling bawah, yakni Kelompok Keahlian atau Program Studi. Kemudian, proses ini naik ke tingkat selanjutnya, yaitu Fakultas Ilmu dan Teknologi Bandung (FITB). Terakhir, proses ini mencapai tingkat tertinggi, yaitu Institut Teknologi Bandung (ITB). Dalam seluruh proses ini, terdapat pengendalian aktivitas utama organisasi yang telah disistematisasi dengan baik. Pengendalian ini mencakup berbagai aspek penting, mulai dari perencanaan strategis, penilaian risiko yang mungkin dihadapi, pelaksanaan kegiatan, monitoring atau pengawasan yang berkelanjutan, serta pelaporan hasil oleh penanggung jawab aktivitas. Selain itu, pimpinan unit kerja juga turut serta dalam proses pengendalian ini. Hasil dari proses ini telah menunjukkan peningkatan kinerja yang signifikan. Selain itu, proses ini juga telah berhasil menciptakan mekanisme kerja baru yang lebih efektif, efisien, dan terkendali.

Para pemimpin pada tingkat institusi dan fakultas telah menunjukkan komitmen yang kuat terhadap pelaksanaan reformasi birokrasi. Ini tercermin dalam adanya target capaian reformasi yang jelas dan terdefinisi dengan baik dalam dokumen perencanaan mereka. Dalam dokumen tersebut, target capaian zona integritas telah didefinisikan dan disertakan, yang merupakan bagian penting dari rencana kerja unit mereka. Menariknya, sebagian besar dari target ini (di atas 80%) telah berhasil dicapai. Hal ini menunjukkan bahwa upaya reformasi birokrasi yang dilakukan telah membuahkan hasil yang positif dan signifikan.

Instansi sedang aktif membangun budaya kerja yang positif. Ini dilakukan dengan menerapkan sistem merit melalui platform https://hris.itb.ac.id, yang telah dijelaskan dalam bab tentang Sumber Daya Manusia. Selain itu, instansi juga berusaha keras untuk menerapkan nilai-nilai organisasi dalam setiap aspek dari pelaksanaan tugas sehari-hari. Budaya kerja ini dan nilai-nilai organisasi tidak hanya ditekankan, tetapi juga telah dinternalisasi ke dalam setiap anggota organisasi. Ini berarti bahwa setiap individu dalam organisasi memahami dan menerapkan budaya dan nilai ini dalam pekerjaan mereka sehari-hari. Untuk memastikan konsistensi dan keberlanjutan dalam penerapannya, standar operasional untuk pelaksanaan kegiatan dan tugas telah diatur dan dituangkan dalam dokumen formal (telah dijelaskan dalam Bab Penatalaksanaan).