AREA AKUNTABILITAS

Keterlibatan Pimpinan

Pimpinan tingkat fakultas memainkan peran penting dalam setiap tahapan perencanaan, menunjukkan betapa keterlibatan mereka sangat diperlukan dalam proses ini. Dokumen perencanaan tersebut tidak hanya dibuat, tetapi juga dibahas secara mendalam dalam rapat koordinasi perencanaan di tingkat ITB. Setelah melalui proses review dan revisi yang ketat, dokumen tersebut kemudian difinalkan dan disubmit ke Sispran ITB sebagai bagian dari komitmen fakultas kepada transparansi dan akuntabilitas.

Untuk memastikan bahwa semua pihak terlibat dalam proses ini, unit kerja telah melibatkan secara langsung pimpinan saat penyusunan penetapan kinerja. Ini terutama dilakukan dalam forum rapat koordinasi perencanaan ITB. Pada forum ini, pimpinan memiliki kesempatan untuk memberikan masukan dan pandangan mereka, sehingga memastikan bahwa semua perspektif ditangkap dan dihargai.

Tidak cukup hanya dengan merencanakan dan menetapkan kinerja, pimpinan juga memantau pencapaian kinerja secara berkala. Ini dilakukan melalui monitoring dan evaluasi tengah tahun dan akhir tahun. Selain itu, para pimpinan juga bertanggung jawab untuk melakukan pelaporan kinerja tahunan kepada ITB. Ini menunjukkan betapa seriusnya komitmen mereka untuk mencapai tujuan dan target yang telah ditetapkan.

Pengelolaan Akuntabilitas Kinerja

Dokumen perencanaan kinerja yang sudah ada, yang merujuk kepada Renstra ITB, merupakan bagian penting dalam memastikan bahwa semua kegiatan dan inisiatif yang diambil sejalan dengan tujuan dan strategi jangka panjang. Ini membantu dalam memberikan arah dan fokus yang jelas bagi seluruh organisasi.

Proses perencanaan kinerja yang telah dilakukan sejauh ini telah berorientasi kepada hasil atau luaran yang diperoleh pada tahun sebelumnya. Ini berarti bahwa rencana kinerja selanjutnya dibuat berdasarkan apa yang telah dicapai dan diperoleh sebelumnya, sebagai dasar untuk peningkatan dan pengembangan di masa mendatang.

Dalam konteks ini, ada penentuan yang sangat penting terhadap Indikator Kinerja Utama atau yang biasa disingkat dengan IKU. IKU ini adalah standar yang digunakan untuk mengukur kinerja dalam berbagai aspek. IKU dari fakultas adalah turunan atau sama persis dengan IKU yang sudah ditulis dan ditetapkan dalam Rencana Strategis Institut Teknologi Bandung (Renstra ITB). Sementara itu, Renstra ITB sendiri sebagian besar akan berisi IKU yang telah dirilis dan dipublikasikan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI). Ini adalah bagian penting dari sistem penjaminan kualitas pendidikan tinggi di Indonesia.

Indikator kinerja telah berhasil memenuhi kriteria SMART, yaitu Spesifik, Mudah Dicapai, Relevan, dan Berwaktu. Hal ini dilakukan dengan mempertimbangkan berbagai faktor penting seperti ketersediaan dan pengalokasian sumber daya, sistem informasi yang ada, dan peningkatan kualitas yang terus-menerus. Tetapi, meski kriteria SMART telah diimplementasikan dengan baik di ITB, sering kali terdapat gangguan yang disebabkan oleh beban-beban baru yang dikeluarkan oleh kementerian. Beban ini termasuk indikator kinerja utama (IKU) tambahan yang telah ditetapkan, dan salah satu contoh yang paling jelas adalah pengisian Laporan Kinerja Evaluasi (LKE) ini.

Setiap tahun, laporan kinerja telah disusun dengan saksama dan tepat waktu, dengan dilakukan monitoring dan evaluasi (monev) di pertengahan tahun untuk memastikan bahwa semua berjalan sesuai rencana. Seperti yang telah dijelaskan dalam jawaban pada butir “d” sebelumnya, kinerja seringkali terganggu oleh berbagai beban baru yang datang secara tiba-tiba dari pihak eksternal. Beban-beban ini dapat berupa tuntutan, tantangan, atau bahkan hambatan yang muncul di luar dugaan, yang semuanya memerlukan penyesuaian dan adaptasi untuk dapat ditangani dengan efektif dan efisien, tanpa mengganggu kinerja keseluruhan.

Laporan kinerja yang telah disediakan ini memberikan gambaran yang jelas dan detail mengenai kinerja perusahaan atau individu. Laporan ini tidak hanya mencakup kinerja secara umum, tetapi juga memberikan informasi mendalam tentang cara pengalokasian sumber daya yang telah dilakukan. Detail ini penting karena pengalokasian sumber daya merupakan faktor kunci dalam menentukan efisiensi dan efektivitas kinerja. Selain itu, laporan ini juga memberikan indikasi mengenai beban-beban tambahan yang mungkin datang dari pihak eksternal. Intensitas beban ini menjadi indikator penting untuk menilai seberapa berat tantangan yang harus dihadapi dan perlu diantisipasi dalam waktu dekat.

Di lingkungan ITB (di dalamnya termasuk FITB), telah diimplementasikan sebuah sistem atau mekanisme informasi kinerja yang baik dan efisien. Kinerja dari setiap unit kerja terekam dengan baik dalam Sistem Perencanaan ITB (Sispran ITB). Inilah tempat di mana semua aktivitas dan pencapaian di setiap unit kerja dicatat secara rinci. Sementara itu, untuk kinerja pegawai, termasuk dosen dan tenaga pendidik (tendik), dicatat dalam sistem Human Resource Information System (HRIS). Dengan sistem ini, semua informasi terkait kinerja pegawai dapat diakses dan dianalisis dengan mudah dan cepat.

Unit kerja telah berupaya dengan sungguh-sungguh untuk meningkatkan kapasitas Sumber Daya Manusia (SDM) yang bertanggung jawab atas akuntabilitas kinerja. Dalam upaya ini, staf pendukung teknis (tendik) yang menangani Sistem Informasi Pengelolaan Rencana (Sispran) – sebuah sistem informasi yang mengelola data kinerja unit kerja – secara teratur mendapatkan pelatihan yang bertujuan untuk memperluas pengetahuan dan keterampilan mereka dalam bidang ini. Pelatihan ini diberikan oleh Pusat Sumber Daya Manusia (PSDM) dan juga diadakan oleh biro pelatihan eksternal. Inisiatif ini bertujuan untuk memastikan bahwa setiap unit kerja memiliki akses ke data yang akurat dan tepat waktu, yang penting untuk pengambilan keputusan yang efektif dan akuntabilitas kinerja yang tinggi.

Meningkatnya capaian kinerja unit kerja

Dengan merujuk kepada Renstra ITB 2020-2025, kami telah berhasil mencatat beberapa pencapaian penting dari FITB. Menariknya, persentase sasaran yang telah dicapai oleh FITB mencapai 100%. Ini menunjukkan bahwa FITB telah berhasil mencapai semua tujuannya selama periode ini, yang merupakan hasil yang sangat positif dan menunjukkan komitmen FITB terhadap keberhasilan dan peningkatan berkelanjutan.

Pemberian Reward and Punishment

Hasil Capaian/Monitoring Perjanjian Kinerja via aplikasi HRIS (untuk dosen dan tendik) telah dijadikan dasar yang sangat penting dalam sistem manajemen organisasi. Ini digunakan sebagai landasan dalam pemberian reward and punishment bagi organisasi. Reward diberikan kepada bagian organisasi yang telah mencapai atau bahkan melebihi target yang telah ditetapkan. Sementara itu, punishment diberikan kepada bagian organisasi yang tidak dapat memenuhi target. Dengan sistem ini, diharapkan dapat meningkatkan kinerja dan produktivitas organisasi secara keseluruhan.

Kerangka Logis Kinerja

Penjenjangan kinerja, juga dikenal sebagai Kerangka Logis Kinerja, adalah suatu sistem yang dirancang untuk mengukur dan menilai kinerja utama organisasi. Sistem ini digunakan sebagai dasar dalam penentuan kinerja seluruh pegawai, baik itu dosen maupun tenaga pendidik (tendik). Untuk dosen khususnya, penjenjangan indikator kinerja utama ditetapkan melalui aplikasi HRIS. Sistem penjenjangan ini dirancang mengikuti jabatan akademik masing-masing dosen, dengan merujuk kepada peraturan yang telah ditetapkan oleh BKD-SISTER. Dengan demikian, penjenjangan kinerja ini berfungsi untuk memastikan bahwa setiap individu dalam organisasi berkontribusi secara efektif terhadap tujuan organisasi secara keseluruhan.